Descriptif du poste
1. MISSIONS GENERALES
Au sein du Pôle immobilier, le/la Gestionnaire Back-office Immobilier assure le lien administratif, comptable, financier et opérationnel entre les équipes internes et les parties prenantes externes.
Il/elle contribue à la bonne exécution des processus de gestion immobilière, à la fiabilisation des données, au suivi des flux administratifs et comptables, à la qualité des reportings, ainsi qu’au pilotage de certains sujets transverses, notamment extra-financiers, et d’amélioration continue.
2. POSITION ET CHAMP DES RELATIONS DANS L’ORGANISATION
Le/la Gestionnaire Back-office Immobilier exerce ses fonctions sous le contrôle et la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Back Office.
Il est amené, dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, à collaborer et agir en interface avec les équipes de Property Management, les Fund Managers, ainsi qu’avec les interlocuteurs externes et le pôle Finance Corporate.
3. ATTRIBUTIONS ET ACTIVITÉS
1/ Gestion administrative et documentaire :
•Traiter et distribuer les courriers entrants à caractère administratif et relatifs à la gestion immobilière.
•Assurer le standard téléphonique.
•Assurer le classement, l’archivage et la bonne circulation des documents des fonds et des immeubles.
•Suivre les demandes administratives courantes liées à la vie des actifs.
•Gérer le rapatriement, l’archivage et la mise à disposition des documents sur les plateformes dédiées.
•Participer à la constitution des data-rooms dans le cadre des arbitrages ou des changements de mandataires, à la demande et sous la responsabilité des PM.
•Assister à la préparation des annexes aux baux (vérification des montants de provisions, tantièmes, plans -3/+3 ans, DPE et autres données nécessaires) et à la collecte des éléments nécessaires, à la demande et sous la responsabilité des PM.
2/ Gestion comptable, financière et fiscale :
•Assurer les encaissements des loyers-charges-accessoires, le lettrage (avec workflow de validation dans la mesure du possible) et certaines refacturations ponctuelles (taxes foncières, primes d’assurances…), le tout sous la responsabilité des PM.
•Saisir et suivre les factures dans les outils dédiés, selon les process internes.
•Suivre les sujets administratifs liés à la vie courante des immeubles sur demande des PM (dont collecte des appels de fonds, analyse des soldes…).
•Suivre les circuits de validation et le paiement des factures.
•Gérer le paiement des taxes, assurances et autres échéances récurrentes.
•Assurer les démarches déclaratives auprès des administrations et services fiscaux.
•Transmettre les relevés bancaires aux experts-comptables.
•Assurer le suivi de trésorerie au quotidien, en lien avec les équipes concernées.
•Préparer les cut-off en cas de vente d’immeubles à la demande et sous la responsabilité des PM.
•Être l’interlocuteur des experts-comptables sur les sujets de suspens comptables portants sur l’activité locative et contribuer à la fiabilisation des flux.
3/ Suivi opérationnel et coordination des parties prenantes :
•Assurer l’interface avec les PM, mandataires, prestataires techniques, assureurs et autres intervenants.
•Participer à la contractualisation de prestataires (GT ou AT) sur la base de trames types.
4. Assurance et sinistres
•Préparer et suivre les déclarations de sinistres multirisques lorsque nécessaire, à la demande et sous la responsabilité des PM
5. Reporting, qualité de la donnée et extra-financier
•Contribuer à la collecte, à la fiabilité et à la complétude des données nécessaires aux reportings immobiliers et extra-financiers.
•Organiser les reportings techniques avec les mandataires et les équipes concernées.
•Assurer les relances, contrôles de complétude et suivis de données.
6. Amélioration continue
•Participer à l’optimisation des outils, méthodes, plateformes et process de gestion.
•Prendre en charge certains projets transverses selon les priorités du service et les appétences du/de la titulaire du poste
Profil recherché
Diplômes ou équivalent :
•Bac +2 minimum en immobilier, gestion, comptabilité, gestion de patrimoine ou équivalent ;
•Expérience de 2 ans minimum ou première expérience significative en gestion immobilière, back-office immobilier, assistanat Property Management ou administration de biens tertiaires. Une expérience en foncière, société de gestion ou immobilier d’entreprise est appréciée.
Compétences techniques :
•Bonne maîtrise des sujets administratifs, comptables et financiers liés à la gestion immobilière
•Connaissance des flux locatifs, encaissements, refacturations, provisions et annexes locatives
•Maîtrise d’Excel et du Pack Office
•Aisance avec les outils informatiques
•Connaissance de Yardi appréciée
•Sensibilité aux enjeux ESG et qualité de la donnée
•Bon niveau rédactionnel
Compétences comportementales :
•Rigueur
•Organisation
•Fiabilité
•Réactivité
•Esprit d’analyse et de synthèse
•Aisance relationnelle
•Capacité de coordination
•Autonomie
•Discrétion
•Goût du travail en équipe
•
Appétence pour l’amélioration continue
Descriptif de l'entreprise
Acteur majeur de l’investissement, le Groupe MAGELLIM se donne pour mission de porter des projets d’investissements utiles pour les territoires, les entreprises et les citoyens.
Structuré autour de 4 expertises – l’immobilier, le private asset, les infrastructures et les valeurs mobilières – le groupe met en synergie les savoir-faire issus de ses filiales et participations pour répondre aux besoins de ses clients particuliers, conseillers en gestion de patrimoine, banques privées et institutionnels.
En 15 ans, MAGELLIM REIM (anciennement Foncière Magellan) filiale historique du Groupe MAGELLIM fondée par Steven PERRON, s’est imposé comme un acteur incontournable de conception, de gestion et de conseil en solutions de placement et un acteur global de l’investissement et de la gestion d’actifs immobiliers.
Grâce à nos projets immobiliers sur des thématiques santé, hôtellerie, tertiaire et avec 2 milliards d’encours sous gestion, notre vocation est de proposer un éventail large et pertinent de solutions financière pour répondre aux besoins de nos clients particuliers et professionnels.
Notre mission est de porter des projets d’investissements durables utilises pour les territoires, les citoyens et les entreprises à l’aide d’une culture entrepreneuriale forte et d’un ancrage territorial.
"Avec MAGELLIM REIM, nous poursuivrons en 2025 la dynamique de développement du groupe tout en restant fidèles à notre mission : porter des projets d'investissement durablement utiles pour les territoires, les citoyens et les entreprises." Steven PERRON, Président du Groupe MAGELLIM.
Chiffres clés :
+70 véhicules d’investissement
+210 immeubles
750 000 m² de parc immobilier
+1.8Mds€ d’actifs de patrimoine au 01/07/2024
95% des bâtiments a minima RT2012
40 collaborateurs passionnés
4 implantations : Paris, Nantes, Lyon, Toulouse
Le 10/04/2026